为规范文电办理程序,提高工作质量和效率,现进一步明确文电办理各环节的基本程序和要求。文电办理包括收文管理、发文管理和整理归档。

  一、收文办理

（一）签收登记。

送县纪委监委的公文,原则上统一归口办公室收转。领导同志交办、转办的文件,可由承办室直接收文。

收到各类公文时,要在收文登记簿上登记来文日期、来文单位、文件标题、文件字号、缓急时限、秘密等级、来文份数等要素。

收到用电话方式传达的有关问题,需以《电话记录表》做好记录,并及时送有关领导阅批或有关室（部）处理。

（二）初审拟办。    

 收到文件后,由办公室人员对文件进行初审,初审内容包括:是否应当由本机关办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他部门的事项是否已协商、会签,以及公文起草的其他要求等。如违反行文关系,越级上报请示、报告的,一般情况下,可向来文单位作出说明后不予办理。办公室人员对来文初审后,一般可按阅知性公文(简称“阅件”)、批办性公文(简称“办件”),提出拟办意见。

 1.办理阅件,应使用《文件送阅表》。拟办意见包括来文摘要、阅文领导的范围、审核人。

 2.办理办件(包括制发普发性文件和办理单一事项的文件),应使用《办文呈批表》。拟办意见一般包括：

 (1) 来文的主要内容摘要及办理时限要求、相关的背景材料说明、协调的主要情况、经办单位意见、送审领导的范围。

 (2) 根据文件内容和各室的职能,拟定承办室;需要由两个以上室（部）办理的,应明确主办室（部）。涉及若干单位或部门,要进行办文协调须会商一致后才办理报批。

 拟办意见须经办公室主任审核后再送委领导阅批。

 为规范对领导同志的称谓,参照中央及省委的做法,一律称同志即在领导同志的名字后面加上“同志”,如领导同志名字为单名,则加上姓。

 3.外单位通过办公OA电子政务系统发来的文件，一般通过委办公OA电子政务系统办理传阅。

（三）呈批呈阅。

 阅件一般按领导同志排列顺序由前往后依次呈阅。

 批件一般按领导同志排列顺序由后往前依次呈送,如领导出差不能及时审批文件,为避免影响文件时效性,须以电话请示该领导意见。特急事项,经请示办公室分管常委（委员）同意,可同时分送委领导审批,或分送有关领导审批后,将分送审批情况综合再送县纪委监委主要负责同志最后审定。

（四）承办。    

 来文经领导批示后,由办公室将领导批示及收文复印件转交承办室办理,并做好转文登记及签收。特急件、急件要及时送出,秘密件要由承办室的指定人员签收。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限的应当在规定时限内办理完毕。

（五）催办。    

办文过程的各环节均要注意催办,涉及其他室事项的要主动协调如有分歧,可报请委领导协调。文件送出后,根据情况及时催办限时退回的文件,一般在应退期限的前两天催办一次,以后视情况及时催办。急件随时催办。对经多次催办仍逾期不复的,要将情况及时报告委领导。 

二、发文办理

（一）行文规则

1.行文要注意做到实事求是、准确规范，精简高效、安全保密，从严控制发文数量、范围和规格，减少不必要和没有实质内容的发文，提高发文质量和效益。

2.向上级机关行文，原则上只能有一个主送机关，根据需要抄送相关上级机关和同级机关；向上级纪委请示、报告重大事项，应经县委同意或授权，属本委内部工作事项可直接向上级纪委请示、报告；请示应当一文一事，不得在报告中夹带请示事项；除上级领导同志直接交办事项、重大突发事件及保密工作要求外，不得以委机关名义向上级领导同志本人报送公文。

3.县纪委、县监委直接向下级对口机关行文部署工作、询问和答复事项、批复请示、印发文件，并可在职权范围内就某一事项向下级党委、政府及其相关部门行文，但不得直接向下级党委、政府或相关部门发布指令性公文，或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。对下级机关和部门的行文根据需要抄送有关部门和受理部门的上级机关，重要行文须同时抄送上级纪委和县委。

4.向不相隶属的部门行文，一般用“函”的形式，不得使用请示、报告字样。

5.除县纪委、县监委办公室外，委机关内设机构以及委牵头的临时机构不得对外行文；委机关各室（部）确因工作需要，须对外行文的，经委领导审批，可以县纪委、县监委及其办公室名义行文。    

（二）行文种类及适用范围

 6.郁纪报、郁监报

 适用范围：主要用于县纪委、县监委向上级部门报告工作、反映情况、答复询问、请示事项等。

 7.郁纪发、郁监发

 适用范围：印发贯彻落实上级精神的实施意见、工作方案；具有指导性、政策性、规范性的文件；涉及县纪委、县监委全局工作的重要工作部署、重要文件等。

 8.郁纪办发、郁监办发

 适用范围：办公室根据授权传达、发布事项或下发规章制度；各室（部）的专项工作部署；发布办公室职责范围内的有关事项等。

 9.郁纪办通报

 适用范围：印发县纪委、县监委领导同志在重要会议上的讲话；通报委重要阶段性工作情况、案件查办统计情况，以及重要案件的警示教育；表彰先进、推广典型、批评错误等。

10.郁纪办字

 适用范围：县纪委、县监委系统内部通知重要事项。

11.郁纪函、郁监函

适用范围：县纪委、县监委就有关事项向不相隶属的部门告知事项、商洽工作、询问和答复问题、申请协助、请求批准和答复审批事项等；给予被县纪委监委审查调查对象党纪处分、政务处分决定；向涉案地区、单位或党委（党组）提出具体处分意见；向有关地区、单位或党委（党组）提出纪律检查建议或监察建议等。

12.郁纪办函、郁监办函

适用范围：委机关各室（部）就有关事项与其他单位或部门之间告知事项、商洽工作、询问和答复问题、申请协助、请求批准和答复审批事项、对函询对象回复了结意见等。

13.郁纪办函询、郁监办函询

 适用范围：以县纪委、县监委办公室名义对监督对象发出函询通知书。

14.会议纪要

 适用范围：县纪委、县监委会议纪要。

 三、审签程序

（一）公文拟制。公文根据工作需要，由各室（部）拟制。公文拟制要符合国家法律法规和党的路线方针政策，与现行文件相衔接，注重针对性和操作性。涉及其他地区、单位或部门职权范围的事项，起草室（部）必须征求相关地区、单位或部门意见，并达成一致。

（二）公文审批。坚持逐级审批制度，具体承办部门原则上只能签报直接分管领导审批，分管领导根据职权签批或呈送其他委领导审示。

 1.以县纪委名义上报下发的文件，经分管常委、副书记审核后，报书记签批，或经书记授权由副书记签批；以县监委名义上报下发的文件，经分管委员、副主任审核后，报监委主任签批，或经监委主任授权由副主任签批。以县纪委名义发出的函件，或以县纪委办公室名义发出的文件、函件，可由分管常委或副书记签批；以县监委名义发出的函件，或以县监委办公室名义发出的文件、函件，可由分管委员或副主任签批。

 2.以县纪委、县监委名义印发的政策性、规范性文件，须经县纪委监委会议审议批准；以县纪委办公室或县监委办公室名义制发的政策性、规范性文件，根据情况可由县纪委监委会议审批或者按程序报批，无论采取哪种形式发布，均应当由县纪委书记或监委主任签发。

 3.与其他单位、部门联合行文，由分管领导审核后报分管副书记、副主任审签，必要时报书记、主任签批。报送上级纪委和县委的各类信息须经分管办公室常委签批，或经授权的办公室主任签批。

 4.发文签批须使用文电稿送审表，涉密文件须同时报定密审批表。

5.签发人签发公文，必须签署意见、姓名和完整日期。

（三）公文登记。凡以县纪委、县监委及其办公室名义，以及与其他部门联合发文的文件，履行完报批程序后，必须经办公室校核后，登记编号印发。涉及密级程度较高的问题线索、纪律审查文件，办公室可按领导批示登记编号印发。

县纪委、县监委牵头，其他相关单位、部门配合印发的文件，编发县纪委或县监委文号；相关单位、部门牵头，县纪委、县监委配合的文件，编发相关单位、部门文号。

（四）文件印刷格式

 6.总体要求

 县纪委、县监委机关公文由规格、份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。

（1）公文用纸、排版规格：公文用纸采用国家标准规定的A4型纸。成品幅面尺寸为210毫米×297毫米，允许误差士2毫米。页边距上为38毫米、下为33毫米，左、右各为27毫米。正文行距为固定值29磅，字距为加宽0.4磅。一般每页排22行，每行排26个字。

（2）文字：公文中文字均加粗，颜色均为黑色。

（3）标点：采用规范全身标点、注意符合中文排版规范。

（4）页码：用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在版心下边缘之下1行，数字左右各放一条4号一字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文附件与正文一起装订时，页码连续编排，附件为正式公文的，保留原页码。A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，处于单页码时表头在订口一边，处于双页码时表头在切口一起。

（5）装订：双面印刷，左侧双钉装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。

 7.版头部分

（6）份号：密级公文应标注份号，一般用6位3号方正黑体加粗阿拉伯数字标注。“郁纪报”、“郁监报”、“郁纪发”、“郁监发”、“郁纪办通报”、“郁纪办发”、“郁监办发”、“郁纪函”、“会议纪要”顶格编排于版心左上角第1行；“郁纪办字”、“郁监函”、“郁纪办函”、“郁纪办函询”、“郁监办函”“郁监办函询”顶格编排于第一条红色双线左下方第1行。

（7）密级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“机密”、“秘密”和保密期限。一般用小二号方正黑体字加粗，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。“郁纪报”、“郁监报”、“郁纪发”、“郁监发”、“郁纪办通报”、“郁纪办发”、“郁监办发”、“郁纪函”、“会议纪要”顶格编排于版心左上角第2行；“郁纪办字”、“郁监函”、“郁纪办函”、“郁纪办函询”、“郁监办函”“郁监办函询”顶格编排于第一条红色双线左下方第2行。

（8）紧急程度：紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，一般用3号方正黑体字加粗标注。“郁纪报”、“郁监报”、“郁纪发”、“郁监发”、“郁纪办通报”、“郁纪办发”、“郁监办发”、“郁纪函”、“会议纪要”顶格编排于版心左上角；“郁纪办字”、“郁监函”、“郁纪办函”、“郁纪办函询”、“郁监办函”“郁监办函询”顶格编排于第一条红色双线左下方。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（9）发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”2字，也可以使用发文机关全称或规范化简称，居中排布。与其他机关、部门联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如果需要同时标注联署发文机关时，应分行连续标注所有联署发文机关名称，一般主办机关在前，并将“文件”2字置于联署发文机关名称右侧，上下居中排布。

①“郁纪报”。发文机关标志“中共郁南县纪律检查委员会”用方正小标宋体字加粗，字号用纵向70磅、横向32磅，字间距用加宽3级，横线线号为90磅，两边线长分别为71毫米，中间为实心五角星。

②“郁监报”。发文机关标志“郁南县监察委员会”用方正小标宋体字加粗，字号纵向48磅，横向40磅。

③“郁纪发”。发文机关标志“中共郁南县纪委文件’用方正美黑简体字加粗，字号用纵向82磅、横向55磅，字

间距用紧排5级，横线线号为90磅，两边线长分别为71毫米，中间为实心五角星。

④“郁监发”。发文机关标志“郁南县监察委员会文件”用方正小标宋体字加粗，字号纵向48磅，横向40磅。

⑤“郁纪办发”。发文机关标志“中共郁南县纪委办公室文件”用方正小标宋体字加粗，字号用28磅，横线线号为90磅，两边线长分别为71毫米，中间为实心五角星。

⑥“郁监办发”。发文机关标志“郁南县监察委员会办公室文件”用方正小标宋体字加粗，字号用28磅。

⑦“郁纪办通报”。发文机关标志“郁纪办通报”用方正隶书体字，字号用70磅。

⑧“郁纪函”。发文机关标志“中共郁南县纪委”用方正小标宋体字加粗，字号纵向82磅，横向55磅，横线线号为90磅。

⑨“郁纪办字”“郁纪办函”“郁纪办函询”用“中共郁南县纪委办公室”信函。发文机关标志“中共郁南县纪委办公室”用方正小标宋体字加粗，字号用28磅，字间距撑满13个半字，发文机关标志下4毫米处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20毫米处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170毫米，居中排布。

⑩“郁监函”用“郁南县监察委员会”信函。发文机关标志“郁南县监察委员会”用方正小标宋体字加粗，字号用28磅，字间距撵满13个半字，发文机关标志下4毫米处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20毫米处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170毫米，居中排布。

⑪“郁监办函”“郁监办函询”用“郁南县监察委员会办公室”信函。发文机关标志“郁南县监察委员会办公室”用方正小标宋体字加粗，字号用28磅，字间距撑满13个半字，发文机关标志下4毫米处印一条红色双绒（上粗下细），距下页边20毫米处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170毫米，居中排布。

⑫“中共郁南县纪律检查委员会”信函。发文机关标志“中共郁南县纪律检查委员会”用方正小标宋体字加粗，字号用28磅，字间距撑满13个半字，发文机关标志下4毫米处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20毫米处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170毫米，居中排布。

⑬“会议纪要”。发文机关标志“会议纪要”用方正小标宋体字加粗，字号用64磅。

（10）发文字号：一般用3号方正仿宋体字加粗标注。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

 ⑭“郁纪报”、“郁监报”在发文机关标志下、红色分隔线上方，居左空1字编排，与签发姓名处在同一行。

 ⑮“郁纪发”、“郁监发”、“郁纪办发”、“郁监办发”、“郁纪函”居中编排于发文机关标志下，红色分隔线上。

 ⑯“郁监函”、“郁纪办函”、“郁纪办函询”、“郁监办函”“郁监办函询”顶格居版心右边缘编排于第1行。⑰“郁纪办通报”的发文字号为“〔年份〕第X期”，用3号方正仿宋体字加粗居中编排于发文机关标志下、红色分隔线上。

⑱“会议纪要”的发文字号为“〔年份〕第X号”，用3号方正仿宋体字加粗居中编排于发文机关标志下、红色分隔线上。

（11）签发人：“郁纪报”、“郁监报”应标注“签发人”。“签发人”用3号方正仿宋体字加粗，签发人姓名用3号方正楷体字加粗，在红色分隔线上方居右空l字标注。“签发人”后标全角冒号。

 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。此时，发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

 3.主体部分

（12）标题：由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号方正小标宋体字加粗，编排于红色分隔线下空1行位置（标题所占行数太多，把正文挤出首页时，可将标题上移），分一行或多行居中排布。多行标题排列为正宝塔、倒宝塔（原则上采取倒宝塔），不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形，每行词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。副标题用3号方正楷体字加粗。副标题中的人名，两个字的中间加开2个字，三个字的中间各加开1个字。“（送审稿）”、“（代拟稿）”等字间距为半个字。日期用3号方正楷体字加粗。标题中标点符号的使用应注意：法律、法规、规章名称全称应加书名号；事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。

（13）主送机关：一般用规范化简称或者同类型机关统称。位于标题下空1行，左侧顶格，用3号方正仿宋体字加粗，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，用4号方正仿宋体字加粗，置于抄送机关之上1行；标注方法除将“抄送”2字改为“主送”外，其他同抄送机关。

（14）正文：公文首页应当显示正文。一般用3号方正仿宋体字加粗，编排于主送机关名称下1行。如是转发、印发文件类的通知，通知内容用3号方正楷体字加粗，转发、印发文件的内容用3号方正仿宋体字加粗。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1．”“(1)”标注；一般第一层用方正黑体字加粗、第二层用方正楷体字加粗、第三层和第四层用方正仿宋体字加粗标注。当正文中需要引用其他公文时，按照先引标题后引发文字号（标题加书名号，发文字号加圆括号）的方式进行引用。

（15）附件说明：位于正文下空1行、左空2字，用3号方正仿宋体字加粗，“附件”后标全角冒号和附件名称。附件超过2个的用阿拉伯数字标注序号（如“附件：I.XXX”），附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上行附件名称的首字对齐。

（16）发文机关署名、成文日期和印章：发文机关署名一般用规范化简称。成文日期署会议通过或发文机关负责人签发的日期，其中数字用阿拉伯数字将年、月、日标全。发文机关署名和成文日期一般用3号方正仿宋体字加粗。

加盖印章的公文，成文日期一般右空4字编排。单一机关行文时，发文机关署名在成文日期上1行、正文（或附件说明）下空3行，以成文日期为准居中编排，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）1行之内。联合行文时，应当将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）1行之内。

不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空1行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

当公文排版后所剩空白处不能容下发文机关署名、成文日期和印章时，可以采取调整行距、字距的措施解决，使印章与正文务必同处一页，不留任何空白。上行文一定要加盖印章。

 （17）附注：居左空2字加圆括号用3号方正仿宋体字加粗标注于成文日期下1行，回行时顶格。正文下无成文日期时，标注于正文下空1行。如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套圆括号。

 （18）附件：另面编排，并在版记之前，与正文一起装订并统一标注页码。“附件”2字及附件序号用3号方正黑体字加粗顶格编排在版心左上角第1行。附件标题居中编排在版心第3行。附件序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”2字及附件序号。批转转发印发类公文，被批转、转发、印发的内容不按附件处理，直接另面编排。

 4.版记部分

（19）抄送机关：一般用4号方正仿宋体字加粗，在印发机关和印发日期之上l行、左右各空1字编排。“抄送”后标全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。主送机关如在版记中标注，

编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

（20）版记：位于文件偶数件末页版心的最后一行，由抄送机关、印发机关和印发日期、分隔线组成。

（21）印发机关和印发日期：一般用4号方正仿宋体字加粗编排于版心最后1行。印发机关左空1字，印发日期右空1字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期

用一条细分隔线隔开。

（五）行文的校核。

承办部门负责公文内容方面校核，办公室负责公文格式方面的审核。核文人员要对公文的审批、会签手续、文种、秘密等级、缓急事项、发布范围等进行审核，需做实质性修改的按程序报原签批人复审；经复核无误的公文，由核文人员和起草人员填写文件审核单，并在“发文登记簿”上登记发文字号、发文范围和印制份数等。

根据县纪委监委领导交办，起草或审核主要领导讲话材料、县纪委监委向市纪委监委和县委县政府的工作报告、会议经验材料、工作汇报材料和重要文稿等原则上由对应的职能室（部）承办，且上报3天前完成，上述文稿清样必须经分管室常委（委员）、副书记（副主任）审核后，送办公室审核和分管办公室常委（委员）审阅，再按程序呈批。

四、文件归档

（一）文件、材料办完后，都要按办理顺序整理，分类存放、专柜保管。

（二）归档文件、材料的收集整理工作要做到齐全、完整，经办人员须将公文审批底稿、附件和正式公文3份交办公室存档。

（三）定期检查归档文件材料的存放情况，如有丢失或下落不明的，要及时查找并报告办公室主任和分管领导。

（四）每年第一季度前要将上年度所有归档文件清点，并按顺序排好移交县档案局。移交归档文件、材料时须填写“归档文件清单”，由县档案局收文同志签收。本办留存的文件（一式一份），每年第一季度前按文号顺序整理并编上目录装订成册，以供存查。

五、电报的制发

制发电报应按“文电合一"的原则，纳入呈批范畴办理。凡制发电报，均应按急件或特急件要求办理，及时呈批、催办、发出。

以县纪委名义发出的电报稿（含与县直各单位联合发电）， 应由专人负责核稿、送批、登记、送发。办理人员审阅电文并商承办单位确定抄报（送）范围、秘密等级、紧急程度，送办公室分管常委复核后，登记编号发文。

六、保密要求

（一）文件定密

严格按照国家秘密及其密级范围的规定划分秘密等级，不得随意提高或降低。

（二）文件保密

1.秘密文件、资料要存放在有保密设施的文件柜内。临时离开办公室要把正在办理的文件放好。不准把机密文件带到公共场所。经办的机密文件情况，不准擅自向工作范围外的人员传播，不准在公共场合或无保密设施的地方谈论秘密事项。

2.收发文件要及时登记、签收，做到手续清楚。发出机密以上文件要在信封上加贴封条或加盖密封章。

3.文件、材料借出要登记、签收，并及时催退，以防丢失。